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如何处理突发任务

最近一位小伙伴向我报怨,说他好不容易才学会了时间管理,感觉列任务,执行任务的工作方法很好,现在发现根本执行不下去,因为在执行任务过程中,经常会被一些突发的任务给打断,后面的计划任务都会受到影响,整个时间安排都乱了,这时间越来越难管理了。

这种情况其实是很常见的,时间管理的理想状态是大家每天把自己需要做的任务列出来,然后可以按自己的计划安排时间去执行,但是在实践过程中并不能达到理想状态。突发任务是指不在计划之中,而且还是比较紧急的,必须当下做的。如果遇到不是很紧急,时间可以推后的,比如放到明天去执行的,这个还好,不会影响到今天的计划,明天安排好即可。所以,遇到计划被中断的情况,先来判断一下是不是紧急的,是不是必须当下做的。

那面对紧急的,必须当下执行的又该如何处理呢?


首先,设置缓冲时间

大家在分配自己一天时间的过程中,建议大家最好是能留出半小时到一个小时的缓冲时间。有了这一部分时间,当遇到突发任务,一天的时间影响并不会很大;如果说没有缓冲时间就会很容易混乱。

这位小伙伴刚开始学习时间管理,喜欢把每一天都安排的紧紧的,几点到几点做什么,咱先不说这样能不能执行下来,先说这样安排一旦遇到突发任务,所有后面任务都需要往后推,不能严格按照几点到几点来执行了。而且,如果今天的任务推到明天,明天的的任务也会受到影响,又完不成了。这样计划和时间需要重新安排;若如果每天有个缓冲时间,这种情况就会减少。

如果没有遇到突发任务,可以把这部分时间拿出来做一下回顾,甚至可以提前完成明天的任务,哪怕是休息玩乐也是完全可以的。

缓冲时间建议每天是最好半小时到一小时,另外每周周末最好也有半天的时间,可以集中把这周落下的任务处理下,不影响下周的进度。


其次,调整心态

大多数人们都是喜欢有规律有计划的做事,因为这样可以达到自己控制自己。一但计划被打乱,首先人的情绪就会很烦,对中间突发的任务有排斥感。如果说带着这种情绪去执行突发任务,注意力不会集中,效率也不会高,花的时间反而会更多。因为集中注意力需要能量,而生气,情绪变化是会消耗能量,所以要保持能量就要保持情绪的稳定。

遇到突发任务,给自己一些暗示,计划肯定是会遇到变化的,时间也不是完全由自己可以掌控的。因为每天要接触的任务不是由自己决定的,工作任务是领导决定的,生活任务是由家人决定的,只有自己的一点儿事才是自己可以决定的。所以,不要报怨,不要生气,这是很平常的。

保持一个平常的心态,集中注意力,集中精神去做突发任务,快点做完不就可以回过头来继续自己的计划了吗。


最后,整体评估

遇到突发任务,千万不要拿过来就直接开始做,觉得早点做完早点好。

拿到任务后,一定要先总体上来看一下,看看大概执行步骤是什么,执行过程中可能会遇到哪些问题;根据这些执行的步骤和可能遇到的问题,来评估一下大概需要多长时间。

接下来,根据你评估的时间,先把今天计划的任务来进行一下调整,看看哪些是可以放到明天去执行的,哪些是可以靠后的,或者哪些是可以转交给别人来做的。把后面的都安排好,再回过头来去执行突发任务,你的心里会有个底,不用很慌乱。

以上是遇到突发任务处理的三个步骤,再完美的计划也无法达不到完全可控,遇到也不要烦,按这三个步骤来执行下,突发任务也会处理的很好,这其实也是时间管理的重要一步。

 

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编后记

采编:ZOUDECAO(微信/QQ:82075451) E_mail: zdco@qq.com

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